Invoice (송장)
상품 공급이나 서비스 제공에 따른 대금 지불은 상거래의 마지막 단계이다. 소매는 보통 현금으로 거래되지만 도매나 국제 무역에 있어서는 신용거래를 허용하는 것이 관례이다.
(1) 송장 및 정산
상품이 외상으로 공급되면 공급자는 구매자에게 송장을 보낸다. 이는 다음과 같은 역할을 한다.
- 구매자에게 해당 금액을 알려 준다.
- 배달된 상품을 확인할 수 있게 해 준다.
- 구매 장부에 기입하는 원시 자료이다.
송장은 청구 금액을 전하는 것이지 지불 요구서는 아니다. 송장은 공급된 상품에 대해서 뿐 아니라 가격과 계산 내역의 정확을 기하기 위해 세밀히 검토되어야 한다. 표준 송장은 그림 4에 제시되어 있다.
국내 거래에 있어서 송장은 때로 상품과 함께 전달되기도 하지만, 일반적으로 상품과 별도로 우편으로 전달된다. 만약 구매자가 정규 고객이 아니라면 즉시 대금 정산을 하도록 되어 있으나, 정규 고객에게는 외상이 허용되며 송장은 그들의 계좌로 청구된다. 그리고 나면 대금은 공급자가 월 단위로 또는 그외 주기로 보내는 거래 명세서 (줄여서 "명세서")를 근거로 나중에 지불된다.
(2) 견적 송장
이것은 형식적으로 보내는 송장이다. "견적"이라는 글자가 찍혀 있다는 점에서만 일반 송장과 다르다. 이는 다음과 같은 용도에 사용된다.
- "확인 매매조건" 또는 "위탁 판매"로 보내는 상품의 보호
- 공식적인 견적서 역할
- 모르는 고객 또는 지불이 의심스러운 고객이 주문한 상품에 대한 사전 청구서 역할
- 통관에 수출 상품가가 필요한 경우
견적 송장은 회계 장부에는 올라 가지 않으며, 공급받는 자의 계좌로 청구되지 않는다.
(3) 거래 명세서
명세서는 명세서에 기재된 기간 동안 구매자와 판매자 사이에 발생한 거래 내역을 요약한 것이다. 해당 기간에 이월 금액이 있으면 이것부터 시작된다. 여기에 발행된 송장과 차변 전표의 금액이 추가된 다음, 구매자에게 발행된 대변 전표 금액과 그가 지불한 금액이 공제된다. 마감 잔액은 명세서에 기재된 날을 기준으로 갚아야 할 금액을 나타내며, 명세서는 송장과는 달리 지불 요구서이다.
Sample Letter 1 : Sending invoice to a nonregular customer
Dear Sirs:
We are pleased to enclose our invoice No. B 832 for the polyester shirts ordered on 13th August. All are available from stock and will be sent to you by rail, carriage forward, immediately we receive the amount due, namely 48.92.
번역
8월 13일자로 주문하신 폴리에스터 셔츠에 대한 No B 832 송장을 동봉하게 되어 기쁘게 생각하는 바입니다. 전 주문량이 재고에서 충당될 수 있사오니 해당 금액 즉 148.92파운드를 수령하는 즉시 운임 도착불 철도편으로 보내드리겠습니다.
어휘
Order No. 주문 번호
per ~에 의하여, ~마다
rail 철도
carriage 운송, 운임
medium 중간 (크기)
do. (= ditto) 위와 같음
discount 할인
returnable 반환할 수 있는; 반품하고 환불받을수 있는
terms (복수로) 조건
E. & O.E. 착오 및 탈락 제외 (=errors and ommissions excepted)
be pleased to do ~하게 되어 기쁘다
enclose 동봉하다
available 이용할 수 있는
stock 재고
carriage forward 운임은 상대방 지불, 도착불
amount due 지불해야 할 금액
namely 즉
Sample Letter 2 : Sending statement of account
Dear Sirs:
We are pleased to enclose our statement of account for all transactions during August. If payment is made within fourteen days you may deduct the customary cash discount of 2.5%.
번역
8월에 있었던 모든 거래에 대한 명세서를 동봉해드립니다. 14일 이내에 지불해 주시면 통상적인 2.5%의 현금 할인을 받으실 수 있습니다.
어휘
be pleased to do ~하게 되어 기쁘다
enclose 동봉하다
statement of account 명세서
transaction 거래
make payment 지불하다 (=pay)
within ~이내에
deduct 빼다, 공제하다
customary 통상적인
cash discount 현금 할인
Sample Letter 3 : Sending statement of account
Dear Sirs:
We enclose a statement of your account totalling $257.25 for transactions up to the end of May. Please check the entries and if you find them correct we shall be pleased to accept your cheque for $250 in full settlement, if payment is made within ten days.
번역
5월 말일까지의 거래 금액이 총 257.25 달러인 명세서를 동봉해드립니다. 모든 사항을 확인해보십시오. 그리고 각사항이 정확하다고 생각하시고 10일 이내에 지불이 가능하시다면 250 달러만 받고 완결해드리겠습니다.
어휘
enclose 동봉하다
totalling 합하여 ~가 되는
transaction 거래
up to ~까지
entry 기입, 기재사항
cheque 수표
in full settlement 완전히 정산하여
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