Reply to an Inquiry

Reply to an Inquiry (조회에 대한 회신)

조회를 받은 입장에서는 즉각적인 판매가 가능하지 않더라도 상대에게 호감을 줄 수 있는 태도로 감사의 표시를 하는 것이 좋다. 상대가 기존의 고객이라면 감사함을 표시해야 하고, 상대가 새로운 고객이라면 상품에 대한 상대방의 관심에 사의를 표하고, 지속적이고도 긴밀한 거래 관계가 이루어지기를 희망한다고 말해야 한다.

Sample Letter 1

Dear Mr. Kim:

We were very pleased to receive your inquiry dated November 5th. And we are sending our illustrated catalogue and price list giving the details you ask for. Also by separate post we will send you a full range of samples. When you have had an opportunity to examine them, you will agree that the goods are both excellent in quality and very reasonable in price.

On regular purchases in quantities of not less than five thousand of individual items we would allow you a trade discount of 33.3% and a special discount of 5% of net price for payment within fifteen days from receipt of invoice.

We invite your attention to our other products, details of which you will find in the catalogue, and look forward to receiving your first order.

번역
11월 5일자 귀사의 조회 서신을 받아보고 아주 반가웠습니다. 그리고 귀사가 요청한 세부사항이 기재되어 있고, 사진 예시도 되어 있는 카다로그와 가격표를 보냅니다. 또한 별도의 우편으로 전 품목에 대한 견본을 보내 드리겠습니다. 견본을 검토해 볼 기회를 갖게 된다면 상품들이 질적인 면에서 아주 우수하고, 가격도 아주 적합하다는 것에 동의할 것입니다.

각 품목 당 5,000 이상의 수량에 대한 보통의 주문인 경우에는 33.3%의 거래 할인율을 적용해 드릴 것이며, 송장 접수로 부터 15일 이내에 결재하는 경우에는 정가에 대한 5% 특별할인을 해 드릴 것입니다.

저희 회사의 다른 상품에 대해서도 관심을 가져 주십시오. 자세한 것은 카다로그에서 찾아 보실 수 있으며, 귀사의 첫 주문이 있기를 기다리겠습니다.

어휘
dated ~ ~ 날짜의 illustrated 사진이나 그림으로 예시된 by separate post 별도 우편으로 full range of ~ ~의 전 품목 opportunity 기회 examine 검사하다 excellent 아주 뛰어난, 탁월한 reasonable 비싸지 않은 regular 정상적인, 보통의 trade discount 거래량에 따른 할인 net price 정가 payment 지불 receipt 영수, 수취 invoice 송장(送狀)

Sample Letter 2

Dear Mr. Kim:

We welcome your inquiry of November 22nd and thank you for your interest in our products. Our illustrated catalogue and some samples we regularly use in our manufactures are being sent to you today by airmail. Unfortunately, we cannot send you immediately a full range of samples, but you may take it that such leathers as chamois and doeskin are of the same high quality.

Mr. North, our overseas director, will be in Korea early next month and will be pleased to call on you. He will have with him a wide range of our manufactures, and when you see them, we think you will agree that the quality of the material used and the high standard of craftsmanship will appeal to the most selective buyer.

We also manufacture a wide range of hand-made leather bags, which are fully illustrated in the catalogue.

We look forward very much to the pleasure of receiving an order from you.

번역
11월 22일자 귀사의 조회를 환영하며, 저희 제품에 보내주신 귀사의 관심에 감사드립니다. 사진 예시된 저희 카다로그와 저희 제품에 주로 사용되는 견본 몇 가지를 오늘 항공편으로 보내겠습니다. 불행스럽게도 전 품목에 대한 견본을 즉시 보내 드릴 수가 없습니다만, 카모이스나 도에스킨 같은 가죽들과 똑 같이 고품질의 것이라고 생각하셔도 되겠습니다.

저희 회사 해외업무국장인 노스 씨가 다음달 초에 한국에 가서 기꺼이 귀사를 방문할 것입니다. 그는 아주 많은 품목의 저희 제품들을 가지고 갈 것이며, 그 제품들을 보게 되면 상품 분별력이 뛰어난 구매자들도 마음에 들어하는 재료의 품질과 높은 수준의 제조 기술을 인정하게 되리라 생각합니다.

저희는 또한 여러가지 다양한 수공예 가죽 가방도 생산하고 있으며, 그 제품들도 카다로그에 자세하게 사진 예시가 되어 있습니다.

귀사로부터의 주문을 받는 기쁨을 고대하고 있겠습니다.

어휘
airmail 항공우편 regularly 정상적으로 manufacture 제조하다; 제품 unfortunately 불행스럽게도 immediately 즉시 take it 생각하다 such as ~ ~과 같은 overseas director 해외업무 국장 a wide range of ~ 많은 품목의 ~ high standard 높은 수준 craftsmanship 기술, 숙련도 appeal 마음에 들다 selective 선택력있는

Sample Letter 3

Dear Mr. Kim:

Thank you for your fax dated December 8th inquiring about our Uni-Com products. This range has now been discontinued and replaced by the Multi-Com. Today we have airmailed a copy of our catalogue, from which you will see that the new models are attractively designed and include the latest technical improvements.

Although rather more expensive than the Uni-Com, models in the Multi-Com range have already been well received and good sales are being reported from other areas.

Your request to be appointed sole distributor for your area is one with which we sympathize, but I am sure you will understand when I explain that, as part of our efforts to keep down manufacturing costs, we must increase sales by distributing through as many outlets as possible.

I hope we may look forward to receiving your own orders and your permission to include your name in our list of approved dealers.

번역
저희 유니콤 상품에 대해 조회한 12월 8일자 귀사의 팩스에 대해 감사드립니다. 이 품목은 이제 단종되었으며, 멀티콤으로 대체되었습니다. 오늘 항공편으로 저희 카다로그 한 부를 우송하였으니, 그 카다로그를 보시면 새 모델의 상품들이 디자인도 매혹적이고, 최신의 기술적 개선도 되어있음을 알게 될 것입니다.

유니콤보다는 좀 더 비싸기는 하지만 멀티콤 품목의 모델들은 이미 좋은 반응을 얻고 있으며, 다른 지역에서도 판매가 잘되고 있다고 보고되고 있습니다.

귀사의 지역에 대한 독점 판매권자로 지정해 달라는 귀사의 요청에는 저희도 찬성하는 바이지만, 다음의 설명을 듣게 되면 이해해 주시리라 확신합니다. 생산비를 낮추려는 저희 노력의 일환으로서 저희는 가능한 많은 대리점을 통한 보급으로 판매를 증가시켜야만 합니다.

저희는 귀사의 주문과 정식 거래자로서 등록되도록 허용하여 주실 것을 기대하고 싶습니다.

어휘
discontinue 중지하다, 중단하다 replace 대체하다 attractively 매혹적인 receive 받아들이다, 수용하다 appoint 지정하다, 임명하다 sole distributor 독점 판매권자 sympathize 호의적인, 찬성하는 as part of ~ ~의 일환으로 keep down 계속 낮추다 manufacturing cost 생산비 outlet 소매점, 대리점 permission 허가, 허용 include 포함하다 approved 승인된, 허가받은

Sample Letter 4

Dear Mr. Kim:

We were glad to learn from your fax-letter dated December 8th of your interest in our products. We are sending you the catalogue and price list you asked for, and you will also find details of our conditions of sale and terms of payment.

We have examined your proposal to place orders for a guaranteed minimum number of machines in return for a special allowance, but after considering it carefully we feel it would be better to offer you a special allowance on the following sliding-scale basis.

On purchases exceeding an annual total of:
$10,000 but not exceeding $25,000.......... 3%
$25,000 but not exceeding $50,000 ......... 4%
$50,000 and above ................................. 5%
No special allowance could be given on annual total purchases below $10,000.

We feel that an arrangement on these lines would be more satisfactory to both of us than the one you propose. We shall be glad to learn that you accept our proposal and look forward to your orders.

번역
12월 8일자 귀사의 팩스 서신을 통해 저희 상품에 대한 귀사의 관심을 알게 되어 기뻤습니다. 귀사가 요청한 카다로그와 가격표를 보낼 것이니, 저희 판매조건과 지불조건에 대한 세부 사항도 찾아 보실 수 있을 겁니다.

특별 할인에 대한 댓가로 최소 주문량을 보증하는 식으로 주문하겠다는 귀사의 제안을 검토하였습니다. 그러나 귀사의 제안을 면밀히 고려해 본 결과 저희는 다음의 연동방식에 따른 특별 할인을 제시하는 것이 더 낫겠다고 생각하게 되었습니다.

연간 전체 주문량이 다음을 초과하는 경우:
10,000달러에서 25,000달러 미만은 3%
25,000달러에서 50,000달러 미만은 4%
50,000달러 이상은 5%
연간 전체 주문량이 10,000달러 이하인 경우에는 특별 할인 없음.

이러한 방침에 따른 협상이 귀사가 제안한 것보다 모두에게 만족스러운 것이 되리라 생각합니다. 저희 제안이 받아들여지게 되는 것을 알게 된다면 기쁠 것입니다. 그리고 귀사의 주문을 고대합니다.

어휘
condition 조건 examine 자세히 조사하다 proposal 제안 guaranteed 보증한 in return for ~ ~에 대한 댓가로 allowance 공제, 할인 sliding-scale basis (주문양이나 액수에 따라 할인율을 달리하는) 연동(連動)방식 purchase 구입 exceed 초과하다 annual 연간 arrangement 협정, 타협 on these lines 이러한 방침에 따른